BOTTIMMO & onOffice - so klappt die Verknüpfung mit Ihrem CRM-System

BOTTIMMO & onOffice - so klappt die Verknüpfung mit Ihrem CRM-System

Sie möchten, dass Ihre Daten aus dem BOTTIMMO System in Ihr CRM-Tool onOffice übertragen werden? Oder möchten Sie Kontakte aus Ihrem onOffice CRM-Tool ins BOTTIMMO System bringen? Gerne zeigen wir Ihnen, wie schnell & einfach das geht. 

Grundlegende Einrichtung:

  1. Die Aktivierung der Schnittstelle erfolgt über den onOffice Marketplace.
  2. In onOffice den Marketplace öffnen und nach BOTTIMMO suchen.
  3. Auf der BOTTIMMO-Kachel auf „freischalten“ klicken.
  4. Im sich öffnenden Pop-Up die AGB und den AVV bestätigen.
  5. Auf „weiter zur Freischaltung“ klicken.
  6. Gewünschtes Benutzerrecht aktivieren, anschließend wird der API-Key erzeugt.
  7. Den API-Key kopieren und in das untere Feld einfügen.
  8. Anschließend auf „freischalten“ klicken.
  9. Es wird eine E-Mail mit dem Betreff „Verknüpfung von onOffice mit BOTTIMMO abschließen“ an den BOTTIMMO Account Owner versendet.
  10. Die Mail enthält den Button „Verknüpfung abschließen“.
  11. Nach dem Klick landet man im BOTTIMMO System und kann dort die Einrichtung durch Tätigen der gewünschten Synchronisierungs-Einstellungen abschließen.

Besuchen Sie auch unsere Schritt-für-Schritt Anleitung - wir klicken uns gemeinsam mit Ihnen durch diesen Prozess durch:

Synchronisierung

onOffice → BOTTIMMO
Nach erfolgreichem Verbinden werden noch keine Daten zwischen den beiden Systemen übertragen.
Der erste Schritt ist ein initialer Kontakte-Sync von onOffice nach BOTTIMMO.
Nach diesem ersten Sync werden regelmäßig neue Kontakte von onOffice nach BOTTIMMO synchronisiert.

Wie kommen die Daten zurück zu onOffice?
Der Kunde hat hier die Wahl zwischen automatischer und manueller Back-Synchronisation.
Automatisch:
  1. Alle Änderungen an Kontakten in BOTTIMMO und alle neuen über BOTTIMMO generierten Kontakte werden automatisch in onOffice eingespielt.
Manuell:
  1. Es wandern automatisch keinerlei Daten zurück nach onOffice. Jeder Kontakt kann einzeln (auf der Kontaktdetailseite) nach onOffice synchronisiert werden.
  2. Mehr Aufwand, aber auch mehr Datenkontrolle:



Welche Kontakte werden synchronisiert?

Achtung: Es werden nur Kontakte mit DSGVO-Status „Speicherung zugestimmt“ synchronisiert. Ein entsprechender Hinweis erscheint in den Settings der BOTTIMMO App.                                                     
Warum? Im BOTTIMMO System geht es rein darum, Kontakte zu kontaktieren. Wenn die Erlaubnis nicht vorliegt, kann man im BOTTIMMO System mit diesem Kontakt nicht legal arbeiten. 

In onOffice kann jeder Kontakt einer sogenannten „Kontaktart“ zugewiesen werden. 
In den BOTTIMMO App-Settings kann jeder Kunde auswählen, welche Kontaktarten synchronisiert werden sollen und welche nicht.
Wer die Kontaktarten nicht pflegt, kann in den App-Settings auch schlicht „alle Kontakte“ oder auch „Kontakte ohne Kontaktart“ auswählen.

Kann man die Synchronisierung auch wieder stoppen?
Ja, jederzeit: In den CRM-Settings rechts unten den entsprechenden Button klicken, fertig.

Was passiert, wenn die Synchronisierung gestoppt wird?
Es werden ab diesem Moment keine Daten mehr zwischen onOffice und BOTTIMMO übertragen. 
Die Synchronisierung lässt sich jederzeit mit einem Klick stoppen und wieder starten.

Bei Fragen können Sie sich auch immer gerne an das BOTTIMMO Customer Success Team wenden.

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